In vielen Unternehmen werden noch immer Informationen nicht zentral verwaltet. Sie liegen verstreut auf verschiedenen Computern von Mitarbeitern und auf Servern in Abteilungen. Sei es in der Planungs-, Entwicklungs-, Produktions- oder Vertriebsabteilung. Die Daten werden zudem meist in unterschiedlichen Formaten abgespeichert. Will man mit diesen Informationen beispielsweise einen Verkaufskatalog herstellen, bleibt nur ein aufwändiges Zusammentragen der verschiedenen Daten. Einfacher geht das mit dem PIM-System: Über dasselbe Interface erfassen die zuständigen Mitarbeiter ihre Informationen. Jeder diejenigen seines Zuständigkeitsbereichs. So entsteht schliesslich zu jedem Produkt ein lückenloser medienneutraler Datensatz auf einem zentralen System.