In vielen Unternehmen werden noch immer Informationen nicht zentral verwaltet. Sie liegen verstreut auf verschiedenen Computern von Mitarbeitern und auf Servern in Abteilungen. Sei es in der Planungs-, Entwicklungs-, Produktions- oder Vertriebsabteilung. Die Daten werden zudem meist in unterschiedlichen Formaten abgespeichert. Will man mit diesen Informationen beispielsweise einen Verkaufskatalog herstellen, bleibt nur ein aufwändiges Zusammentragen der verschiedenen Daten. Einfacher geht das mit dem PIM-System: Über dasselbe Interface erfassen die zuständigen Mitarbeiter ihre Informationen. Jeder diejenigen seines Zuständigkeitsbereichs. So entsteht schliesslich zu jedem Produkt ein lückenloser medienneutraler Datensatz auf einem zentralen System.

Da Inhalte im smartautomation-System medienneutral gespeichert sind, können damit alle erdenklichen Kanäle gespeist werden: Für die Erstellung von Drucksachen wie Factsheets, Ersatzteilkataloge, Preislisten usw. ist das InDesign-Dokument direkt mit dem PIM-System verbunden. Oder es werden beim Export der PIM-Daten via Latex-Renderer oder InDesign-Server druckfertige PDFs erzeugt. Für Webshops, Onlinekataloge und Signaging-Systeme verknüpft man die Daten aus dem PIM- mit einem CMS-System. In jedem Fall werden dazugehörende Bilder durch die Verlinkung im PIM-System direkt als entsprechende Derivate aus dem MAM-System bezogen.

Sie bestimmen, wer wann wie auf welche Daten Zugriff hat oder hochladen darf. Digitale Daten wie beispielsweise Bilder, Movies, PDFs, aber auch Layout- und MS-Office-Dokumente stehen zum Download und zur Bearbeitung bereit. Dank strukturierter Aufbewahrung und intelligenter Verschlagwortung werden Ihre Daten rund um die Uhr blitzschnell gefunden. Der User kann sowohl unveränderte Originale wie auch umgerechnete Derivate für verschiedene Verwendungszwecke wie Web, Mobile, Print sowie Präsentation beziehen oder direkt aus dem System per Mail mit Downloadlink versenden. Daten können über Schnittstellen mit ERP-, PIM- und anderen Publishing-Systemen ausgetauscht sowie in Redaktions- und Web-to-Print-Systemen verfügbar gemacht werden.

Zur Produktivitätssteigerung bieten wir Ihnen PlugIns für Adobe InDesign und MS Office an. Damit werden via Internet Dokumente geöffnet, bearbeitet und wieder im MAM-System gespeichert. Aus Office-Vorlagen können neue Dokumente erzeugt und nach der Bearbeitung im System abgelegt werden. Zudem wird direkt aus der Applikation auf Ihre Assets in smartmedia zugegriffen. Bilder, Movies usw. werden damit genauso ausgewählt und ins Dokument geladen, als ob sie sich lokal bei Ihnen auf dem Computer befänden.

Ergänzend zum «Warehouse», dem typischen MAM/DAM-System von smartmedia, bieten wir optional das Modul «Factory» an. Damit können auftragsbezogene Dokumente in Form eines digitalen Auftragscontainers mit individueller Strukturierung verwaltet werden. Dies bietet die Möglichkeit, jobspezifisch Daten wie Manuskripte, Entwürfe, Layouts, Reinzeichnungen (z.B. InDesign und XPress), Bilder, PDFs, Movies usw., aber auch auf Informationen wie Ansprechpartner, Telefonnummern oder Termine gebündelt zu speichern und die Datenbankfunktionen entsprechend zu nutzen. Zulieferer wie etwa Fotografen oder Texter können mittels Uploadlink ihre Daten direkt in das Projekt hochladen. Werden Assets aus dem Grundmodul «Warehouse» für einen Auftrag benötigt oder umgekehrt, so können diese ohne doppelte Datenhaltung praktischerweise in das andere Modul referenziert werden.

Mit eMarking lassen sich auf einfache Weise projektorientiert Korrektur- und Freigabeworkflows einrichten. Alle am Prozess beteiligten Personen bringen standortunabhängig via Browser mit einfachen Werkzeugen à la Acrobat ihre Korrekturen und Kommentare an. Sämtliche Einträge befinden sich auf demselben PDF innerhalb des Workflows im System. Sie können praktischerweise für eine anschliessende speditive Ausführung der Korrekturen im InDesign-Dokument als Ebene angezeigt werden. Das Versenden von Kontroll-PDFs via E-Mail an alle involvierten Personen und das Warten auf eine Antwort gehören nun definitiv der Vergangenheit an.

Assets können voll automatisiert mittels Schnittstellen-Anbindungen aus Drittsystemen importiert oder direkt in CRM-, PIM-, Webshop- oder Signaging-Systeme verknüpft bzw. exportiert werden. Solche Vorgänge werden durch das System automatisch mit on-the-flight umgerechneten Derivaten nach Vorgaben für das Empfängersystem vorgenommen.

Typische Anwendungsfelder für smartmagazine sind Publikationen wie Geschäftsberichte, Zeitschriften, Magazine, zeitungsähnliche Produkte und andere Veröffentlichungen, bei denen mehrere Autoren beteiligt sind. Selbst wenn die Publikation nur für einen Kanal vorgesehen ist, wird dank strukturierter und rollenzugewiesener Arbeitsweise gegenüber einer konventionellen Produktion beträchtlich Zeit eingespart. Ungemein grösser sind Produktionssicherheit sowie zeitliche und finanzielle Einsparungen bei Multi-Channel-Publikationen – insbesondere bei zeitkritischen Projekten.

Layoutdaten gedruckter Publikationen bergen immenses zusätzliches Potential: Mit einer Tablet-App erhöhen Sie Ihre Reichweite und verblüffen Ihre Leser mit einem multimedialen Erlebnis. Lassen Sie sich von uns Ihr Magazin, Ihren Jahresbericht usw. – direkt aus smartmagazine heraus – mit Animationen, Filmen und Bildergalerien anreichern. Überraschen Sie Ihr Publikum mit einem intuitiven digitalen Lesevergnügen und bieten Sie Ihren Lesern mit direkten Verlinkungen von Webseiten und Online-Shops einen unschätzbaren Mehrwert.

Für jede Publikation wird der Workflow individuell angelegt und kann für weitere Ausgaben automatisch übernommen werden. Rollen für Anwender und ganze Gruppen werden definiert und im System hinterlegt. Alle Beteiligten sehen jederzeit, wer wann auf welchem Layout oder an welchem Artikel gearbeitet hat sowie in welchem Status sich das Dokument befindet. Nach Abschluss eines Arbeitsschritts wird die nachgelagerte Stelle automatisch per E-Mail benachrichtigt und kann übernehmen. Kommt das Projekt zum Abschluss, werden die Daten durch unser System automatisiert zu Druck-PDFs, Mobile-Apps oder zu Artikeln für eine Website verarbeitet und an deren Bestimmungsort exportiert.

Redaktoren bearbeiten ihre Texte in der Webbrowser-Applikation «Content Station Aurora/Studio». Das kann vor, während oder nach dem Layouten sein. Grafiker und Layouter arbeiten in üblicher Manier mit Adobe InDesign, während Projektleiter und Abschlussredaktoren das Projekt über die browserbasierte Publikationsübersicht steuern.

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